De verborgen kosten voor een weddingplanner; een kijkje achter de schermen

Het uurloon van een weddingplanner lijkt misschien hoog, maar er zitten veel meer kosten achter dan je op het eerste gezicht zou denken. In deze blog wil ik je inzicht geven in de kosten en inspanningen die achter dat tarief schuilgaan, en waarom de investering in een professionele weddingplanner uiteindelijk veel waarde toevoegt aan jullie speciale dag.
 
Vaste lasten van een weddingplanner;
een significant deel van de kosten van een weddingplanner gaat naar vaste lasten die nodig zijn om een hoogwaardig serviceniveau te handhaven. Hier zijn enkele van de belangrijkste kostenposten:
1. Promotie en Marketing: een weddingplanner moet zichtbaar zijn voor potentiële klanten. Dit betekent investeren in marketing en promotie, zoals advertenties op social media of magazines, deelname aan trouwbeurzen en vermeldingen op platforms zoals ThePerfectWedding. Het maken van professioneel promotiemateriaal en het onderhouden van een sterk online aanwezigheid kosten tijd en geld, maar zijn essentieel om klanten te werven.
2. Tijdsinvestering in netwerkopbouw: een groot deel van de tijd van een weddingplanner gaat naar het opbouwen en onderhouden van relaties met betrouwbare leveranciers. Dit betekent veelvuldig contact, bezoeken en onderhandelingen om ervoor te zorgen dat jullie bruiloft perfect verloopt. Deze uren worden niet direct betaald, maar zijn cruciaal voor de kwaliteit en betrouwbaarheid van de dienstverlening.
3. Opleiding en ontwikkeling: om op de hoogte te blijven van de nieuwste trends en technieken, investeert een weddingplanner continu in professionele ontwikkeling. Dit omvat het volgen van een opleiding, cursussen, workshops en conferenties. Deze investeringen zijn essentieel om de best mogelijke service te kunnen bieden.
4. Verzekeringen: een professionele weddingplanner moet verschillende verzekeringen afsluiten om risico’s af te dekken, zoals aansprakelijkheidsverzekering en rechtsbijstandsverzekering (en in de nabije toekomst ook arbeidsongeschiktheidsverzekering die verplicht wordt) . Dit zijn noodzakelijke kosten om ervoor te zorgen dat alles goed gedekt is in geval van onvoorziene omstandigheden gedurende de bruiloft en het planningsproces.
5. Administratie en belastingen: naast alleen al alle tijd voor het bijhouden van documenten, uren, contracten en betalingen, zijn er ook directe kosten zoals het hebben van een zakelijke rekening en boekhoudpakket.
Bovendien moet een weddingplanner ook belastingen betalen waaronder omzetbelasting (21% btw ieder kwartaal) en inkomstenbelasting. Dit is een aanzienlijk deel van de inkomsten dat direct naar de overheid gaat!
6. Tijd: belangrijk is om te begrijpen dat voor een groot percentage van de uren die een weddingplanner werkt, geen factuur van een klant tegenover staat. Hier zijn enkele voorbeelden:
- Klantenwerving: Het zoeken naar nieuwe klanten, het onderhouden van contact met potentiële klanten en het voeren van kennismakingsgesprekken neemt een hoop tijd in beslag waar geen factuur tegenover staat.
- Leveranciers onderzoeken: Het vinden en evalueren van nieuwe leveranciers om ervoor te zorgen dat alleen de tofste betrouwbare partners worden gekozen voor jouw bruiloft.
- Promotiemateriaal maken: Het creëren en up to date houden van promotiemateriaal en het bijwerken van online profielen.
- Opleidingen volgen: Het investeren van tijd en geld in opleidingen en trainingen om de nieuwste trends en vaardigheden onder de knie te krijgen.

Wanneer jullie besluiten te investeren in een weddingplanner, zijn er verschillende manieren waarop de vergoeding kan worden gestructureerd.  De meest voorkomende methoden zijn een percentage van de totale kosten van de bruiloft en een vast uurtarief.

1. Percentage van de totale bruiloftskosten; gemiddeld 10 a 15% van de totale bruiloftskosten.
Voordelen:
-De kosten zijn direct gerelateerd aan jullie budget.
-All in; alle diensten van de weddingplanner worden gedekt, ongeacht het aantal gewerkte uren.
Nadelen:
-Het kan duur uitvallen bij een hoger bruiloftsbudget.
-Het percentage kan variëren afhankelijk van de complexiteit en locatie van de bruiloft.
2. Vast uurtarief; gemiddeld tussen de €50.00 en €150.00 per uur, afhankelijk van de opleiding, ervaring, service en werkwijze van de weddingplanner. Tijdens het kennismakingsgesprek wordt het geschatte aantal uur bepaald o.b.v. de wensen van het bruidspaar. Je betaalt uiteindelijk voor de daadwerkelijke uren die de planner aan jullie bruiloft heeft besteedt.
Voordelen: 
-Transparantie; je weet precies waarvoor je betaalt
-Flexibiliteit; je kunt de planner inhuren voor specifieke taken of voor de gehele planning
Nadelen:
-Het kan lastig zijn om vooraf in te schatten hoeveel uren er precies nodig zijn.
-Er kunnen extra kosten ontstaan als er meer uren nodig zijn dan oorspronkelijk gepland.

Tip: let altijd goed op of de weddingplanner de prijzen inclusief of exclusief btw (21%) aanbiedt!
 
Betaling:
Omdat een groot deel van de werkzaamheden van een weddingplanner voorafgaand aan de bruiloft plaatsvinden, is een aanbetaling (van rond de 70%) gebruikelijk. Deze aanbetaling vindt plaats na het tekenen van de offerte en dekt de initiële kosten en tijdsinvesteringen van de planner, zoals het opstellen van de planning, het maken van afspraken met leveranciers en het ontwikkelen van een concept voor jullie bruiloft. Het ontvangen van een aanbetaling biedt de weddingplanner zekerheid dat hun diensten worden gecompenseerd voor de tijd en moeite die zij gedurende de voorbereiding investeren en verminderd het risico. Anderzijds is het voor het bruidspaar een garantie dat de weddingplanner voldoende tijd in de agenda plant om de voorbereiding en bruiloft te realiseren.

In blog 1 “waarom een weddingplanner” benadruk ik de belangrijkste toegevoegde waarden van een weddingplanner gedurende jullie voorbereidingsproces en jullie bruiloft, zie volledige blog op www.celebrateyourmoment.nl/waaromeenweddingplanner. Hieronder de belangrijkste punten beknopt weergegeven;

Waarom Celebrate your moment als jullie weddingplanner?

Afgelopen jaar heb ik geïnvesteerd in het volgen van de opleiding "weddingplanner op maat" bij The Weddingplanners Institute. Als lid van de beroepsorganisatie voor weddingplanners, BWPN, blijf ik op de hoogte van de nieuwste trends binnen de trouwbranche. Ik heb in de tussentijd een mooi netwerk met de tofste betrouwbare leveranciers en collega's binnen de trouwbranche opgebouwd. Daarnaast werk met een vast uurtarief en hou ik mijn werkuren transparant bij in een document waar jullie altijd toegang tot hebben, net zoals alle andere werk-documenten.

We creëren samen een persoonlijk concept dat perfect aansluit bij jullie leven, liefdesverhaal,

karakters, passies, persoonlijke stijl en budget.
 
Plan vrijblijvend een kennismakingsgesprek in en ontdek de toegevoegde waarde die Celebrate your moment als weddingplanner kan bieden voor jullie perfecte dag!

Ik kijk er naar uit om jullie te ontmoeten en jullie levens samen om te toveren naar jullie persoonlijke bruiloft.
 
With love, Natascha
Celebrate your moment | wedding & eventplanner

www.celebrateyourmoment.nl

your moment

your footprint